Una buena distribución requiere una buena selección de KPIs

Una buena distribución requiere una buena selección de KPIs

En el complejo entorno de distribución actual, el surgimiento del e-commerce y la necesidad de centros que puedan almacenar una gran variedad de productos y enviarlos rápidamente a los clientes a demanda ha alterado dramáticamente el paisaje, y unos datos correctos pueden significarlo todo. El mayor énfasis en la velocidad y una enorme diversidad de productos pueden poner en riesgo la capacidad de un centro de distribución, por lo que es necesario dar pasos innovadores y ambiciosos. 

Muchas compañías en la actualidad se enfrentan al reto de cómo posicionar el inventario para que sea fácilmente accesible a un gran porcentaje de clientes con diferentes demandas de entrega -todo sin aumentar innecesariamente los costos manteniendo demasiado inventario.  Estos desafíos están teniendo un profundo impacto tanto en la cantidad y tipos de centros de distribución que se están construyendo, como en la creciente demanda de instalaciones más grandes, las cuales han de permitir mayor espacio para las operaciones de mano de obra intensiva y el mayor número de trabajadores que el e-commerce requiere. Además, también están impulsando la introducción más rápida de soluciones tecnológicas en las operaciones de almacenamiento. 

La operativa del centro de distribución se ha vuelto más importante que nunca para los minoristas. Si los clientes esperan pedir cualquier artículo que deseen, en cualquier lugar y en cualquier momento, y luego recibirlo rápidamente, el trabajo en el centro de distribución desempeña un papel fundamental para hacer realidad esa expectativa. Por esta razón, la medición del trabajo realizado en los centros de distribución adquiere también una prominencia particular. Tanto los minoristas que utilizan los centros de distribución como los profesionales de la logística que los gestionan necesitan datos precisos y fácilmente disponibles que ofrezcan una imagen clara de cómo cumplen con éxito su misión.

 El surgimiento de una tecnología cada vez más sofisticada y la abundancia de datos que estos avances han puesto a disposición han abierto las puertas a un gran estudio de rendimiento que hubiera sido imposible hasta hace muy poco. Pocos profesionales de la logística pueden afirmar que la nueva tecnología no es una parte crítica del aumento de la eficiencia del centro de distribución. En la mayoría de los casos, cuanto más información se pueda recopilar, transferir y aprovechar, más éxito tendrá su operación. 

No hace mucho tiempo, el Picking se basaba en papel con entrada de inventario manual. Eso retrasaba mucho la recopilación de datos. Hoy en día, se utiliza un sistema digital con códigos de barras asignados y placas de identificación. El sistema nos permite revisar las cosas mucho más rápido y con mayor precisión, haciendo que los datos puedan estar disponibles a demanda. La tecnología ha aumentado, pues, las expectativas de disponibilidad de datos.  

La migración a Tecnología Digital sigue siendo un proceso continuo en la esfera del centro de distribución, y el efecto de hacer la transición de un proceso basado en papel puede ser dramático para muchas empresas. A pesar de la vasta nueva riqueza de datos, uno de los errores más grandes que las empresas hacen es medir y supervisar muchos atributos a la vez. Pues, si bien, es tentador medir todos los aspectos del desempeño de una instalación, es importante recordar que tratar de medir un número excesivamente grande de criterios sólo da como resultado la creación de más trabajo para las personas, y hace que sea difícil para aquellos que están revisando la información que puedan centrarse en lo que es importante. Sin importar qué KPIs esté utilizando un proveedor de logística, las empresas que los contratan también se centrarán en los suyos propios. A menudo, esas áreas de enfoque se solapan con aquellas que otras compañías enfatizan, pero algunas varían drásticamente. Por ejemplo, la velocidad puede que no sea la preocupación principal para algunas compañías.

Para algunas empresas, la captura de datos es más importante. Por ejemplo, si están siguiendo los productos para obtener información sobre la garantía, querrán capturar el número de serie. Estas empresas necesitarán reunir mucha más información en la recepción de productos y, en su caso, merece la pena que se centren en ser más precisos y estar preparados para darles salida. Depende de cada mercado. 

Se han identificado dos áreas clave en centros de distribución que la gente cree que son importantes pero que no se miden adecuadamente: 

  • Consistencia -la capacidad de cumplir las órdenes repetidamente a tiempo y en su totalidad
  • Recuperación -la capacidad de recuperarse después de una interrupción del servicio. 

Mucha gente habla de consistencia y recuperación pero no han encontrado buenas maneras de medirlos. La consistencia y la recuperación deben incluirse en los objetivos de puntuación, ambas medidas son claramente importantes para el desempeño de la cadena de suministro, pero se han pasado por alto porque son muy difíciles de medir. 

Para hacer que una operación 3PL sea todo lo que puede ser, una empresa debe tener claro lo que espera de su proveedor. Idealmente, las partes deben discutir estas expectativas por adelantado y antes de firmar un contrato porque es el mejor momento para alinear los objetivos, pero nunca es demasiado tarde para que una empresa especifique lo que quiere y cómo lo quiere. 

Colaboraciones estrechas entre centros de distribución y proveedores siguen siendo la excepción y no la regla. Una mayor colaboración entre los socios de la cadena de suministro, incluidos compradores, vendedores y operadores de almacén, puede limitar ampliamente los errores, pues esos errores de cumplimiento reducen la eficiencia de la cadena de suministro en su conjunto y perjudican la implementación de herramientas y técnicas de venta al por menor modernas como la automatización omni-canal. Los socios de la cadena de suministro que se centran en la colaboración también tienden a considerar el costo total de la cadena de suministro. No miran sólo el precio para adquirir o entregar un producto, sino el precio total para entregar un producto de principio a fin. Esta perspectiva es rara, pero muy necesaria.

Un reto del centro de distribución es que, a menudo, hay una discrepancia entre el inventario en el almacén y el inventario registrado en el sistema. Como resultado, algunas preguntas críticas que habría que hacerse, son: ¿saben las compañías cómo es de grande esa discrepancia? ¿Tienen métodos para corregir dicha discrepancia? ¿Cómo pueden evitarla?

 La tecnología puede ayudar a reducir los errores de Picking, por ejemplo proporcionando a los operarios imágenes detalladas de los productos que están seleccionando. Por otra parte, las empresas podrían reflexionar acerca de cómo ofrecer a los operarios señales visuales a través de envases que diferencien un artículo de otro. La mayoría de los centros de distribución, sin embargo, todavía cuentan con sistemas antiguos heredados que no ayudan a los operarios a identificar cuando cometen un error en el punto donde ocurre. Es fácil caer en la trampa de pensar que está midiendo lo que necesita medir, especialmente si esos datos le proporcionan buenas noticias. Sin embargo, es importante probar sus KPIs, no sólo las mediciones básicas, sino también los métodos que hay detrás de esas mediciones. 

Hay muchas maneras de demostrar que se tiene razón y muchas maneras de probar que se está equivocado. Las empresas que cuestionen sus supuestos y continuamente busquen la mejor manera de medir el desempeño obtendrán una ventaja. Rara vez suele ser tan simple como identificar una medida y pegarse con ella. Hay muchas maneras diferentes de medir los KPIs, y las compañías tienden a tener que probarlos por un tiempo. Hay que analizar los KPIs que estemos utilizando y preguntarnos: ¿Conducen estos KPIs hacia comportamientos correctos en mi fuerza de trabajo y hacia mis objetivos reales? Si no lo hacen, entonces podría ser el momento de probar algunos diferentes.

El proceso de medición debe estar evolucionando constantemente. La tecnología ha hecho progresiones crecientes en el ámbito del centro de distribución, lo que ha llevado a cambios importantes en su forma de operar. La mayoría de las aplicaciones tecnológicas del centro de distribución se centran en mejorar la productividad general en las operaciones, aumentando el rendimiento mientras se mantiene o reduce la mano de obra. Las plataformas operativas, así como los sistemas de gestión de almacén, transporte y trabajo, los cuales permiten a los gerentes asignar recursos de manera más efectiva en edificios y redes, están teniendo un gran impacto, y hay muchos más gracias a este tipo de herramientas. Más recientemente, hemos visto impactos positivos en Picking, y reducciones significativas en el costo de ciertos equipos de automatización han hecho que las estimaciones del ROI sean mucho más convincentes. En conclusión, una buena distribución requiere de mucho más que analizar simples KPIs. Requiere compromiso y saber qué KPIs conviene analizar.

 

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